Những điều mà hãng sở cần thực hiện
Sau đây là cách thức quý vị có thể chuẩn bị cho chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon.
Tạo tài khoản trên Frances Online
Frances Online là hệ thống báo cáo bảng lương của Oregon. Frances Online đã thay thế Hệ Thống Báo Cáo Bảng Lương Oregon (OPRS) và cổng thông tin Truy Cập Tài Khoản Hãng Sở (EAA). Frances Online là nơi quý vị, với tư cách là hãng sở, sẽ nộp báo cáo bảng lương. Ngoài ra, đây cũng là nơi quý vị sẽ báo cáo các khoản đóng góp vào chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon. Quý vị có thể dễ dàng tạo một tài khoản ngay hôm nay!
Quý vị vẫn còn thắc mắc? Tìm kiếm đáp án hoặc tìm hiểu thêm về Frances Online.
Hãng sở có quy mô nhỏ
Hãng sở có quy mô nhỏ có ít hơn 25 nhân viên không bắt buộc phải nộp khoản đóng góp của hãng sở, nhưng có thể chọn đóng góp vào chương trình. Quý vị vẫn phải thu các khoản đóng góp từ tiền lương của người lao động và thay mặt họ nộp vào chương trình, đồng thời đảm bảo việc làm và chức vụ của họ. Điều này có nghĩa là họ không bị mất việc hoặc chức vụ nếu vẫn còn vị trí công việc đó khi họ quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ phép có lương. Người lao động của quý vị vẫn được bảo hiểm và có thể đăng ký nhận phúc lợi của chương trình Nghỉ Phép Có Lương.
Tìm hiểu thêm về những điều mà hãng sở có quy mô nhỏ cần thực hiện để chuẩn bị cho chương trình Nghỉ Phép Có Lương.
Những điều mà quý vị cần thực hiện để chuẩn bị tham gia vào chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon
Các hãng sở đóng vai trò quan trọng trong chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon và đội ngũ chương trình sẵn sàng hỗ trợ quý vị.
Quý vị cần:
- Dán/Treo áp phích thông báo mẫu chậm nhất vào ngày 1 tháng 1 năm 2023. Hãng sở phải dán/treo áp phích thông báo mẫu tại mỗi cơ sở làm việc và gửi một bản sao cho mọi người lao động làm việc từ xa. Các áp phích phải được dán hoặc gửi đến người lao động không muộn hơn ngày 1 tháng 1 năm 2023. Tải xuống áp phích có thể in ra. Nếu có chương trình tương đương, quý vị vẫn phải dán/treo áp phích báo cáo mẫu. Tham khảo thêm Sách hướng dẫn chương trình tương đương.
- Thanh toán khoản đóng góp của hãng sở. Quý vị phải trả phần đóng góp của người lao động nếu quý vị có 25 nhân viên trở lên trên báo cáo bảng lương quý đầu tiên cho năm 2023 (từ tháng 1 đến tháng 3 năm 2023).
- Khấu trừ, báo cáo và nộp các khoản đóng góp của người lao động. Quý vị cần khấu trừ các khoản đóng góp vào lương của người lao động và nộp các khoản đóng góp của người lao động trên Báo cáo thuế bảng lương tổng hợp của Oregon, bất kể quý vị là hãng sở có quy mô nhỏ (ít hơn 25 nhân viên) hay lớn (25 nhân viên trở lên). Tìm hiểu thêm về công tác báo cáo các khoản đóng góp của người lao động.
- Cho phép người lao động đủ điều kiện nghỉ phép. Quý vị phải cho phép người lao động nghỉ phép nếu họ được phê duyệt nghỉ phép theo chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon.
- Duy trì công việc và chức vụ của người lao động. Nếu người lao động làm việc cho quý vị hơn 90 ngày liên tục, quý vị phải khôi phục công việc và chức vụ cho họ, nếu vẫn còn vị trí công việc đó khi họ quay lại làm việc sau thời gian nghỉ phép.
Quý vị không cần:
- Trả lương cho người lao động trong thời gian họ nghỉ phép. Chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon sẽ trả cho người lao động một phần tiền lương của họ trong thời gian họ nghỉ phép.
- Quyết định xem người lao động có đủ điều kiện nhận các phúc lợi hay không. Chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon sẽ quyết định liệu người lao động có đủ điều kiện tham gia chương trình và phụ trách toàn bộ đơn đăng ký và phúc lợi của người lao động.
- Thanh toán phần đóng góp của hãng sở nếu quý vị là hãng sở có quy mô nhỏ có ít hơn 25 nhân viên. Người lao động của quý vị vẫn sẽ được tự động bảo hiểm và quý vị cần khấu trừ và nộp các khoản đóng góp của họ. Tìm hiểu thêm về hãng sở có quy mô nhỏ và chương trình Nghỉ Phép Có Lương.
Chậm nhất vào ngày 1 tháng 1 năm 2023, quý vị phải dán/treo áp phích thông báo mẫu tại từng cơ sở làm việc và thông báo cho người lao động về chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon. Quý vị phải cung cấp bản sao áp phích cho tất cả người lao động, bao gồm tất cả người lao động làm việc từ xa. Tải xuống mẫu áp phích.
Sẵn sàng nộp khoản đóng góp của hãng sở:
- Các hãng sở có quy mô lớn bao gồm từ 25 nhân viên trở lên cần phải thanh toán 40% tổng tỷ lệ đóng góp (được xác định là 1% trong năm 2023), lên tới $132,900 tiền lương cho mỗi người lao động mỗi năm. Quý vị có thể ước tính số tiền mình sẽ nộp dựa vào số lượng người lao động đang làm việc và số tiền lương phải trả.
- Ví dụ: nếu quý vị phải trả lương $1 triệu, quý vị phải nộp $4,000 (bằng 40% trong tỷ lệ đóng góp 1%) mỗi năm và người lao động nộp $6,000 (60% trong tỷ lệ đóng góp 1%) mỗi năm. $10,000 là tổng số tiền đóng góp trong năm nay. Sử dụng bảng tính khoản đóng góp này để ước tính số tiền mà quý vị sẽ đóng góp.
Sẵn sàng khấu trừ các khoản đóng góp của người lao động.
- Người lao động nộp 60% tổng tỷ lệ đóng góp (1% của năm 2023) trích từ tiền lương của họ.
- Đảm bảo hệ thống bảng lương của quý vị được cài đặt để khấu trừ các khoản đóng góp của người lao động, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 2023. Quý vị có thể chuẩn bị để nộp báo cáo bảng lương bằng cách tạo tài khoản trên Frances Online.
- Nếu quý vị tuyển một bên thứ ba quản trị bảng lương hoặc công ty xử lý bảng lương, họ có thể đảm nhận việc khấu trừ các khoản đóng góp của người lao động. Đảm bảo họ đã biết cách nộp báo cáo.
Cách thức thanh toán và nộp báo cáo
Frances Online là hệ thống báo cáo bảng lương của Oregon. Đây là nơi quý vị, với tư cách là hãng sở, sẽ nộp báo cáo bảng lương tổng hợp thuộc phạm vi áp dụng của chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon.
Quý vị có thắc mắc về Frances Online?
Tìm hiểu thêmTạo tài khoản trên Frances Online
Quý vị sẽ cần chuẩn bị một vài thông tin khi tạo tài khoản:- Số Nhận Dạng Doanh Nghiệp (BIN)
- Số Nhận Dạng Hãng Sở Liên Bang (FEIN)
- Số Nhận Dạng Hãng Sở của Tổ Chức Phi Lợi Nhuận (EIN)
- Thông tin bảng lương trên các báo cáo mà quý vị đã nộp trong vòng hai năm qua (quý vị có thể tìm thấy danh sách các báo cáo trong phần những câu hỏi thường gặp)
- Nếu quý vị không có dữ liệu báo cáo bảng lương, quý vị có thể yêu cầu thư xác thực từ Bộ Việc Làm Oregon
Những điều mà bên thứ ba quản trị bảng lương cần biết
Bên thứ ba quản trị bảng lương là một cá nhân hoặc công ty hỗ trợ hãng sở xử lý bảng lương. Nhằm mục đích thanh toán hoặc nộp báo cáo, đây là những điều mà bên thứ ba quản trị bảng lương cần thực hiện và cần biết:
- Bắt đầu bằng bước tạo tài khoản trên Frances Online
- Quý vị sẽ cần thông tin tài khoản của khách hàng hoặc các báo cáo bảng lương trước đó để chứng minh rằng quý vị có quyền truy cập vào tài khoản của hãng sở
- Quý vị không cần giấy ủy quyền khi nộp báo cáo thay mặt hãng sở
- Để tìm kiếm tài khoản trên Frances Online, quý vị có thể sử dụng Số nhận dạng doanh nghiệp (BIN)
Tìm hiểu thêm về những điều mà bên thứ ba quản trị bảng lương cần biết.
Chuẩn bị nộp các báo cáo bảng lương quý
Mỗi quý, hãng sở sẽ cần:
- Báo cáo tổng số người lao động mà quý vị đang có và tổng lương quý vị phải trả trong quý này trên Frances Online
- Nộp tổng các khoản đóng góp (cả của hãng sở và người lao động) mỗi quý thông qua Bộ Doanh Thu Oregon (DOR)
Sau đây là những điều mà quý vị sẽ cần thực hiện để nộp báo cáo:
- Số Nhận Dạng Doanh Nghiệp (BIN)
- Số Nhận Dạng Hãng Sở Liên Bang (FEIN)
- Số nhận dạng hãng sở của tổ chức phi lợi nhuận (EIN)
- Thông tin bảng lương trên các báo cáo mà quý vị đã nộp trong vòng hai năm qua (quý vị có thể tìm thấy danh sách các báo cáo trong phần những câu hỏi thường gặp)
- Nếu quý vị không có dữ liệu báo cáo bảng lương, quý vị có thể yêu cầu thư xác thực trên Frances Online trong quá trình tạo tài khoản
Bắt đầu bằng việc đăng nhập vào tài khoản của quý vị trên Frances Online.
Cách thực hiện thay đổi trong báo cáo
- Đăng nhập vào tài khoản của quý vị trên Frances Online
- Trong ô Wages and Contributions (Lương và Khoản đóng góp), chọn View or File Payroll Reports (Xem hoặc Nộp Báo cáo bảng lương)
- Chọn thẻ Periods (Giai đoạn), rồi nhập khoảng thời gian kèm những thay đổi mà quý vị muốn thực hiện
Sẵn sàng thanh toán
Quý vị phải thanh toán hàng quý thông qua Bộ Doanh Thu Oregon (DOR). Sau khi nộp báo cáo hàng quý trên Frances Online, quý vị sẽ xem được số dư, bao gồm các khoản trả trước tự báo cáo. Sau đây là cách bắt đầu đóng góp vào chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon:
- Chọn Make a Payment (Thực hiện thanh toán)
- Làm theo các hướng dẫn để hoàn thành quy trình thanh toán
Cách thanh toán trễ
Chỉ thực hiện các khoản thanh toán trễ trên Frances Online. Sau đây là cách thức thực hiện:
- Đăng nhập vào tài khoản của quý vị trên Frances Online
- Trong ô Wages and Contributions (Lương và Khoản Đóng Góp), chọn Pay Outstanding Balance (Thanh Toán Số Tiền Còn Nợ)
- Thanh toán điện tử và chọn Next (Tiếp Theo)
- Nhập thông tin thanh toán và chọn Submit (Gửi)
Sẵn sàng khấu trừ các khoản đóng góp của người lao động
Sau đây là những điều quý vị cần biết để bắt đầu khấu trừ các khoản đóng góp của người lao động vào tiền lương của họ:
- Danh mục kiểm tra phù hợp
- Sử dụng bảng tính khoản đóng góp này để ước tính số tiền sẽ khấu trừ của người lao động
Chương trình tương đương là một chương trình:
- Có phúc lợi giống hoặc nhiều hơn so với chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon
- Áp dụng cho tất cả người lao động
- Được Bộ Việc Làm Oregon (OED) phê duyệt
Nếu chương trình tương đương của quý vị được phê duyệt, quý vị không cần tham gia chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon.
Tìm hiểu thêm về các chương trình tương đương.
