Qué deben hacer los empleadores
Así puede prepararse para el Permiso Pagado de Oregon.
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Cree su cuenta en Frances Online
Frances Online es el sistema de informes de nómina de Oregon. Reemplazó al Sistema de Informes de Nómina de Oregon (siglas en inglés, OPRS) y al portal de Acceso a la Cuenta del Empleador (siglas en inglés, EAA). Frances Online es el lugar donde usted, como empleador, presentará los informes de nómina. Y también informará las contribuciones al Permiso Pagado de Oregon. ¡Puede crear una cuenta fácilmente hoy mismo!
¿Todavía tiene preguntas? Vea las respuestas u obtenga más información sobre Frances Online.
Pequeños empleadores
Los pequeños empleadores con menos de 25 empleados y empleadas no tienen la obligación de pagar la contribución por parte del empleador, pero pueden escoger contribuir al programa. Sí tiene la obligación de cobrar las contribuciones del sueldo del personal y presentarlas en su nombre, y proteger sus trabajos y cargos. Esto significa que el personal no puede perder su trabajo o cargo, si todavía existe cuando regresan del permiso pagado. El personal está cubierto y puede solicitar los beneficios del Permiso Pagado.
Obtenga más información sobre lo que deben hacer los pequeños empleadores para prepararse para el Permiso Pagado.
Qué debe hacer para prepararse para participar en el Permiso Pagado de Oregon
Los empleadores juegan un papel importante en el Permiso Pagado de Oregon y el equipo del Permiso Pagado de Oregon está para ayudar.
- Para el 1 de enero de 2023, publicar el cartel de aviso. Los empleadores deben publicar el cartel de aviso en el lugar de trabajo y brindarles una copia a todo el personal remoto. Los carteles deben publicarse o enviarse a más tardar el 1 de enero de 2023. Descargue un cartel imprimible. Si tiene un plan equivalente, también debe publicar el cartel de aviso. Obtenga más información de la guía del Plan Equivalente.
- Pagar la contribución por parte del empleador. Usted bebe pagar una parte de la contribución del personal si tiene 25 o más empleados o empleadas en el primer informe de nómina trimestral de 2023 (de enero a marzo de 2023).
- Deducir, informar y presentar las contribuciones del personal. Debe deducir las contribuciones de los sueldos del personal y presentar estas contribuciones en el informe sobre impuestos de nómina combinado de Oregon, ya sea usted un empleador pequeño (con menos de 25 empleados o empleadas) o grande (con más de 25 empleados o empleadas). Obtenga más información sobre cómo informar las contribuciones de sus empleados.
- Tenemos instrucciones en video sobre cómo presentar en Frances Online.
- Brindar tiempo libre al personal elegible. Debe brindar tiempo libre pagado al personal si tienen la aprobación del Permiso Pagado de Oregon.
- Mantener el empleo y los cargos del personal. Si su empleado o empleada ha trabajado para usted durante más de 90 días consecutivos, debe devolverle su empleo y cargo si aún existen cuando regrese a trabajar.
Usted NO debe:
- Pagar al personal cuando no están trabajando. El Permiso Pagado de Oregon paga al personal una parte de sus sueldos cuando no se encuentran trabajando.
- Decidir si un empleado o una empleada es elegible para recibir los beneficios. El Permiso Pagado de Oregon decide si un empleado o una empleada es elegible para recibir el Permiso Pagado y se encarga de todas las solicitudes y beneficios del personal.
- Pagar la contribución por parte del empleador si es un empleador pequeño con menos de 25 empleados o empleadas. El personal seguirá estando cubierto y usted deberá deducir y presentar sus contribuciones. Obtenga más información sobre los pequeños empleadores y el Permiso Pagado.
Para obtener más información y respuestas a sus preguntas sobre lo que los empleadores deben saber, vea a las Preguntas Frecuentes sobre los Empleadores.
Para el 1 de enero de 2023, debe publicar el cartel de aviso en el lugar de trabajo y hablar sobre el Permiso Pagado de Oregon con el personal. Debe proporcionar una copia del cartel a todo el personal, incluido el personal que trabaja de manera remota. Descargue el cartel.
Prepárese para realizar la contribución por parte del empleador.
- Los grandes empleadores con 25 o más empleados o empleadas deben pagar el 40 % del porcentaje de contribución total (que se fija en 1 % para 2023), hasta $132 900 de sueldo por integrante del personal por año. Puede calcular cuánto pagará teniendo en cuenta la cantidad de personal que tenga y el monto que pague de sueldos.
- Por ejemplo, si tiene $1 millón en nómina, pagaría $4000 (que es el 40 % del 1 % del porcentaje de contribución) por año y el personal pagaría $6000 (60 % del 1 % del porcentaje de contribución) por año. Esta es una contribución total anual de $10 000. Utilice esta calculadora de contribuciones para saber aproximadamente cuánto contribuirá.
Prepárese para deducir las contribuciones del personal.
- El personal paga el 60 % del porcentaje de contribución total (que es del 1 % para 2023) a través del sueldo.
- A partir del 1 de enero de 2023, asegúrese de que el sistema de nómina esté configurado para deducir las contribuciones del personal. Puede prepararse para presentar los informes de nómina creando una cuenta en Frances Online.
- Si utiliza un administrador de nómina externo o una compañía de nómina, ellos pueden encargarse de deducir las contribuciones del personal. Asegúrese de que saben cómo presentar un informe.
Cómo realizar pagos y presentar informes
Frances Online es el sistema de informes de nómina de Oregon. Aquí usted, como empleador, presentará su informe de nómina combinado, que ahora incluye el Permiso Pagado de Oregon.
¿Tiene preguntas sobre Frances Online?
Leer másCree una cuenta en Frances Online
Deberá tener algunas cosas preparadas para cuando cree una cuenta:
- Número de identificación de empresa (siglas en inglés, BIN)
- Número de identificación federal del empleador (siglas en inglés, FEIN)
- Número de identificación del empleador sin fines de lucro (siglas en inglés, EIN)
- Información de la nómina de los informes que ha presentado en los últimos dos años (puede encontrar una lista de lo que necesita en las preguntas frecuentes)
- Si no tiene datos del informe de nómina, puede solicitar una carta de certificación al Departamentode Empleo de Oregon
Qué deben saber los administradores de nómina externos
Un administrador de nómina externo es una persona o empresa que ayuda a un empleador a procesar la nómina. Esto es lo que un administrador de nómina externo debe hacer y saber para realizar pagos o presentar un informe:
- Primero, cree una cuenta en Frances Online.
- Necesitará información de la cuenta de su cliente o informes de nómina anteriores para demostrar que tiene autorización para acceder a la cuenta del empleador
- No necesita un poder notarial para presentar informes en nombre del empleador.
- Para encontrar su cuenta en Frances Online,puede buscar el número de identificación de empresa (BIN).
Obtenga más información sobre lo que deben saber los administradores de nómina externos..
Prepárese para presentar los informes de nómina trimestrales
Cadatrimestre, los empleadores deberán:
- Informar en Frances Online el número total de empleados que tienen y el total de sueldos que pagaron en el trimestre.
- Presentar la contribución total (tanto del empleador como del personal) todos los trimestres mediante el Departamento de Ingresos de Oregon (siglas en inglés, DOR)
Esto es lo que deberá presentar:
- Número de identificación de empresa (siglas en inglés, BIN)
- Número de identificación federal del empleador (siglas en inglés, FEIN)
- Número de identificación sin fines de lucro del empleador (siglas en inglés, EIN)
- Información de la nómina de los informes que ha presentado en los últimos dos años (puede encontrar una lista de lo que necesita en las preguntas frecuentes)
- Si no tiene datos del informe de nómina, puede solicitar una carta de certificación en Frances Online cuando cree su cuenta
Primero, inicie sesión en su cuenta de Frances Online.
¿Cómo hacer un cambio en un informe?
- Inicie sesión en su cuenta de Frances Online.
- En el panel Wages and Contributions (Sueldos y contribuciones), haga clic en View (Ver) o en File Payroll Reports (Presentar informes de nómina).
- Vaya a la pestaña Periods (Períodos) y luego al período en el que desea realizar cambios.
Prepárese para realizar un pago
Body copy: Los pagos deben realizarse trimestralmente a través del Departamento de Ingresos de Oregon (siglas en inglés, DOR). Una vez que haya presentado el informe trimestral en Frances Online, verá cuál es su saldo, incluidos los pagos previos informados por usted mismo. Asípuede comenzar a realizar contribuciones al Permiso Pagado de Oregon:
- Haga clic en “Make a Payment” (Realizar un pago)
- Siga las instrucciones para realizar el pago.
Cómo realizar un pago atrasado
Los pagos atrasados solo pueden hacerse en Frances Online. De esta manera:
- Inicie sesión en su cuenta de Frances Online.
- En el panel Wages and Contributions (Sueldos y contribuciones), haga clic en Pay Outstanding Balance (Pagar saldo pendiente).
- Pague electrónicamente y haga clic en Next (Siguiente).
- Ingrese la información de pago y haga clic en Submit (Presentar).
Prepárese para deducir las contribuciones del personal
Esto es lo que necesitará para comenzar a deducir las contribuciones del sueldo del personal:
- Guía del empleador
- Lista de verificación del empleador
- Utilice la calculadora de contribuciones para estimar las deducciones del personal
Un plan equivalente es un plan que:
- Tiene los mismos beneficios o más que el Permiso Pagado de Oregon
- Cubre a todo el personal
- Está aprobado por el Departamento de Empleo de Oregon (siglas en inglés, OED)
Obtenga más información sobre los planes equivalentes.
