Những điều mà hãng sở cần thực hiện
Các công ty-doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong chương trình Nghỉ Phép Có Lương Oregon và nhóm Nghỉ Phép Có Lương luôn sẵn sàng trợ giúp.
Tạo tài khoản trên Frances Online
Frances Online là hệ thống báo cáo bảng lương của Oregon. Frances Online đã thay thế Hệ Thống Báo Cáo Bảng Lương Oregon (OPRS) và cổng thông tin Truy Cập Tài Khoản Hãng Sở (EAA). Frances Online là nơi quý vị, với tư cách là hãng sở, sẽ nộp báo cáo bảng lương. Ngoài ra, đây cũng là nơi quý vị sẽ báo cáo các khoản đóng góp vào chương trình Nghỉ Phép Có Lương ở Oregon. Quý vị có thể dễ dàng tạo một tài khoản ngay hôm nay!
Quý vị sẽ cần chuẩn bị một vài thông tin khi tạo tài khoản:
- Số Nhận Dạng Doanh Nghiệp (BIN)
- Số Nhận Dạng Hãng Sở Liên Bang (FEIN)
- Số Nhận Dạng Hãng Sở của Tổ Chức Phi Lợi Nhuận (EIN)
- Thông tin bảng lương trên các báo cáo mà quý vị đã nộp trong vòng hai năm qua (quý vị có thể tìm thấy danh sách các báo cáo trong phần những câu hỏi thường gặp)
- Nếu quý vị không có dữ liệu báo cáo bảng lương, quý vị có thể yêu cầu thư xác thực từ Bộ Việc Làm Oregon
Quý vị vẫn còn thắc mắc? Tìm kiếm đáp án hoặc tìm hiểu thêm về Frances Online.
Hãng sở có quy mô nhỏ có ít hơn 25 nhân viên không bắt buộc phải nộp khoản đóng góp của hãng sở, nhưng có thể chọn đóng góp vào chương trình. Quý vị vẫn phải thu các khoản đóng góp từ tiền lương của người lao động và thay mặt họ nộp vào chương trình, đồng thời đảm bảo việc làm và chức vụ của họ. Điều này có nghĩa là họ không bị mất việc hoặc chức vụ nếu vẫn còn vị trí công việc đó khi họ quay trở lại làm việc sau thời gian nghỉ phép có lương. Người lao động của quý vị vẫn được bảo hiểm và có thể đăng ký nhận phúc lợi của chương trình Nghỉ Phép Có Lương.
Tìm hiểu thêm về những điều mà các chủ công ty-doanh nghiệp nhỏ cần biết thêm về chương trình Nghỉ Phép Có Lương.Tìm hiểu về những trách nhiệm của quý vị với chương trình Nghỉ phép có lương Oregon
- Báo cáo và nộp khoản đóng góp của công ty-doanh nghiệp. Quý vị phải trả khoản đóng góp nếu quý vị có từ 25 nhân viên trở lên trong báo cáo bảng lương hàng quý của mình.
- Những công ty-doanh nghiệp lớn có từ 25 nhân viên trở lên phải trả 40% tổng tỷ lệ đóng góp (được đặt ở mức 1% cho năm 2023), tối đa $132.900 đô la tiền lương cho mỗi nhân viên, mỗi năm.
- Sử dụng máy tính tính toán các đóng góp này để ước tính số tiền quý vị sẽ đóng góp.
- Giữ lại các khoản đóng góp của nhân viên. Quý vị phải khấu trừ các khoản đóng góp từ tiền lương của nhân viên. Các nhân viên sẽ trả 60% tổng tỷ lệ đóng góp (là 1% cho năm 2023) thông qua tiền lương của họ.
- Nộp các khoản đóng góp của nhân viên. Quý vị phải nộp các khoản đóng góp của nhân viên trên bảng báo cáo thuế Tổng hợp của Oregon, cho dù quý vị là công ty nhỏ (ít hơn 25 nhân viên) hay công ty lớn (25 nhân viên trở lên). Nếu quý vị sử dụng công ty quản lý để lo bảng lương hoặc công ty trả lương của bên thứ ba, họ có thể đảm nhận việc giữ lại các khoản đóng góp của nhân viên của quý vị. Xin đảm bảo rằng họ biết cách nộp báo cáo.
- Quý vị có thể ước tính số tiền quý vị sẽ trả dựa trên số lượng nhân viên quý vị có và số tiền quý vị trả lương. Ví dụ: nếu quý vị có 1 triệu đô la trong tổng quỹ lương, quý vị phải trả $4,000 đô la (40% của tỷ lệ đóng góp 1%) cho mỗi năm và nhân viên của quý vị sẽ trả $6,000 đô la (60% của tỷ lệ đóng góp 1%) cho mỗi năm. Đây là khoản đóng góp tổng cộng $10,000 đô la cho năm.
- Gửi các khoản báo cáo bảng lương của quý vị trong hệ thống Frances Online cho mỗi quý.
- Báo cáo tổng số các nhân viên mà quý vị có và tổng số tiền lương mà quý vị đã trả trong quý.
- Cách thay đổi báo cáo:
- Trong mục Bảng Lương và mục các Đóng Góp ở hệ thống Frances Online, chọn mục Xem hoặc Nộp các Báo Cáo Bảng Lương
- Chọn vào hiển thị Khoảng Thời Gian và sau đó chọn khoảng thời gian với những thay đổi mà quý vị muốn thực hiện
- Thanh toán tổng số tiền đóng góp (cả phần của công ty-doanh nghiệp và phần của nhân viên) cho mỗi quý bằng cách thanh toán qua hệ thống Frances Online.
- Làm cách nào để trả thanh toán khi trễ hạn - Chỉ có thể thực hiện các thanh toán bị trễ hạn trong hệ thống Frances Online. Và đây là cách:
- Trong mục Bảng Lương và các Đóng góp, chọn phần Thanh Toán cho Số Dư còn lại chưa được thanh toán
- Thanh toán trên hệ thống điện tử và chọn kế tiếp (Next)
- Đăng nhập thông tin cách thanh toán của quý vị và chọn Gửi (Submit)
- Làm cách nào để trả thanh toán khi trễ hạn - Chỉ có thể thực hiện các thanh toán bị trễ hạn trong hệ thống Frances Online. Và đây là cách:
Chúng tôi có Vi-Đê-Ô (video) với các hướng dẫn làm cách nào để nộp hồ sơ trên hệ thống Frances Online.
- Cho nhân viên hội đủ điều kiện nghỉ phép. Quý vị phải cho nhân viên của mình nghỉ phép có lương nếu họ được chấp thuận nghỉ phép bởi chương trình Nghỉ Phép Có Lương Oregon.
- Giữ công việc và vai trò vị trí của nhân viên. Nhân viên của quý vị có quyền giữ nguyên công việc giống như trước khi họ lấy phép nếu nhân viên của quý vị đã làm việc cho quý vị hơn 90 ngày liên tục. Nếu công việc của họ không còn tồn tại khi họ trở lại từ nghỉ phép có lương và quý vị có hơn 25 nhân viên, quý vị phải giao cho họ một vị trí tương tự khi họ trở lại sau kỳ nghỉ phép . Nếu quý vị có ít hơn 25 nhân viên, quý vị có thể giao cho họ một vị trí khác với nhiệm vụ công việc và các quyền lợi cùng với mức trả lương tương tự khi họ trở lại làm việc. Dán mô hình áp phích thông báo ở nơi dễ thấy. Các công ty-doanh nghiệp được yêu cầu dán áp phích thông báo kiểu mẫu tại mỗi địa điểm làm việc và cung cấp một bản sao cho bất kỳ nhân viên nào làm việc ở xa. Tải xuống một áp phích có thể in được. Nếu quý vị có một chương trình kế hoạch tương đương, quý vị cũng cần phải đăng một mô hình áp phích thông báo. Tìm hiểu thêm bằng cách đọc Tập Sách Hướng Dẫn cho Chương Trình Tương Đương.
Bên thứ ba quản trị bảng lương là một cá nhân hoặc công ty hỗ trợ hãng sở xử lý bảng lương. Nhằm mục đích thanh toán hoặc nộp báo cáo, đây là những điều mà bên thứ ba quản trị bảng lương cần thực hiện và cần biết:
- Bắt đầu bằng bước tạo tài khoản trên Frances Online
- Quý vị sẽ cần thông tin tài khoản của khách hàng hoặc các báo cáo bảng lương trước đó để chứng minh rằng quý vị có quyền truy cập vào tài khoản của hãng sở
- Quý vị không cần giấy ủy quyền khi nộp báo cáo thay mặt hãng sở
- Để tìm kiếm tài khoản trên Frances Online, quý vị có thể sử dụng Số nhận dạng doanh nghiệp (BIN)