Что нужно сделать работодателям
Подготовиться к программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне» можно следующим образом.
Начните здесь
Создайте учетную запись в системе Frances Online
Frances Online — это система отчетности по заработной плате штата Орегон. Он заменил собой систему Oregon Payroll Reporting System (OPRS) и портал Employer Account Access (EAA). Работодатели используют систему Frances Online для подачи своих отчетов о начислении заработной платы. Здесь же указываются взносы по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне». Вы можете легко создать учетную запись уже сегодня!
Остались вопросы? Найдите ответы или узнайте подробнее о системе Frances Online.
Мелкие работодатели
Мелкие работодатели со штатом до 25 работников не обязаны уплачивать взнос работодателя, однако могут делать это добровольно. Тем не менее они обязаны удерживать взносы из заработной платы работников и передавать их от их имени, а также сохранять за работниками место работы и должность. Это гарантирует сохранение должности работника, если она все еще существует на момент его выхода из отпуска. Их работники имеют покрытие и могут подавать заявления на получение выплат и других льгот по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
Что нужно сделать, чтобы подготовиться к участию в программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне»
Работодатели играют важную роль в реализации программы «Оплачиваемый отпуск в Орегоне», и сотрудники программы всегда готовы им помочь.
Вам необходимо:
- Вывесить стандартный плакат с уведомлением до 1 января 2023 года. Все работодатели должны вывесить стандартный плакат с уведомлением на каждом объекте и предоставить по одному экземпляру плаката всем сотрудникам, работающим дистанционно. Плакаты необходимо вывесить и разослать не позднее 1 января 2023 года. Загрузить плакат для печати. Если у вас есть эквивалентный план, вам также необходимо вывесить стандартный плакат с уведомлением. Подробнее в справочнике по эквивалентным планам.
- Уплачивать взнос работодателя. Вы должны уплачивать долю своих работников во взносе, если у вас в штате не менее 25 работников согласно отчету о начислении заработной платы за первый квартал 2023 года (янв. – март 2023 г.).
- Удерживать, указывать в отчете и передавать взносы своих работников. И мелкие (до 25 работников), и крупные (от 25 работников) работодатели должны удерживать взносы из заработной платы своих работников и указывать их в объединенном налоговом отчете о начислении заработной платы в штате Орегон (Oregon Combined Payroll Tax Report). Подробнее о том, как указывать взносы сотрудников в отчете.
- Предоставлять отвечающим требованиям работникам отпуск. Вы обязаны предоставить работникам оплачиваемый отпуск, если они получили разрешение на такой отпуск в программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
- Сохранять за работником его место работы и должность. Если ваш работник проработал у вас более 90 дней подряд, по возвращении из отпуска вы должны принять его на то же место работы и на ту же должность, при условии что они все еще существуют.
Вы не обязаны:
- Платить своим работникам, пока они в отпуске. В течение отпуска программа «Оплачиваемый отпуск в Орегоне» выплачивает вашим работникам часть их заработной платы.
- Решать, имеет ли работник право на выплаты и другие льготы. Программа «Оплачиваемый отпуск в Орегоне» определит, имеет ли работник право на оплачиваемый отпуск, и позаботиться о том, чтобы он подал необходимые заявления, получил все выплаты и воспользовался всеми льготами.
- Уплачивать долю работодателя во взносе, если вы мелкий работодатель со штатом менее 25 работников. Ваши работники все равно будут иметь покрытие, а вам нужно будет удерживать и передавать их взносы. Подробнее о мелких работодателях и программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
До 1 января 2023 года вы должны вывесить стандартный плакат с уведомлением на каждом объекте и рассказать своим работникам о программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне». Вы должны раздать по одному экземпляру плаката каждому работнику, включая сотрудников, работающих дистанционно. Загрузить плакат.
Подготовьтесь к выплате взноса работодателя.
- Крупные работодатели со штатом от 25 работников должны платить 40% от всего взноса (который в 2023 году составляет 1%) при заработной плате одного работника в год до $132 900. Вы можете приблизительно подсчитать, сколько вы будете платить, исходя из количества работников и суммы, перечисляемой на заработную плату.
- Например, если на заработную плату у вас выделен $1 млн, то вы платите $4000 (то есть 40% от взноса в размере 1%) в год, а ваши работники платят $6000 (то есть 60% от взноса в размере 1%) в год. Общая сумма взноса за данный год составит $10 000. Воспользуйтесь калькулятором взносов, чтобы определить, сколько вы будете платить.
Подготовьтесь к удержанию взносов своих работников.
- Работники платят 60% от всего взноса (который в 2023 году составляет 1%) из своей заработной платы.
- Ваша система расчета заработной платы должна быть готова к удержанию взносов работников с 1 января 2023 года. Вы можете подготовиться к подаче отчетов о начислении заработной платы, создав учетную запись в системе Frances Online.
- Если вы пользуетесь услугами стороннего администратора заработной платы, человека либо компании, он может взять на себя обязанность по удержанию взносов работников. Проверьте, знает ли он, как подавать отчет.
Как производить платежи и подавать отчеты
Frances Online — это система отчетности по заработной плате штата Орегон. В ней работодатели подают свои объединенные отчеты о заработной плате, в которые теперь включена программа «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
Есть вопросы о системе Frances Online?
Создайте учетную запись в системе Frances Online
При создании учетной записи вам нужно иметь под рукой следующее:
- Идентификационный номер предприятия (Business Identification Number, BIN)
- Федеральный идентификационный номер работодателя (Federal Employer Identification Number, FEIN)
- Идентификационный номер некоммерческой организации (Nonprofit Employer Identification Number, EIN)
- Сведения о заработной плате из отчетов, поданных вами за последние два года (перечень сведений вы найдете в разделе «Часто задаваемые вопросы»)
- Если у вас нет данных из отчетов о заработной плате, вы можете затребовать соответствующую справку в Департаменте занятости штата Орегон
Что нужно знать сторонним администраторам заработной платы
Сторонний администратор заработной платы — это человек или компания, которые помогают работодателю рассчитывать и выплачивать заработную плату. Для осуществления платежей и подачи отчетов стороннему администратору заработной платы нужно сделать и знать следующее:
- Сначала создайте учетную запись в системе Frances Online.
- Вам потребуется информация из учетной записи вашего клиента или прошлые отчеты о заработной плате, чтобы продемонстрировать, что вы имеете право на доступ к учетной записи вашего клиента.
- Вам не потребуется доверенность, чтобы подать отчет от имени работодателя.
- Для поиска учетной записи клиента в системе Frances Online вы можете воспользоваться его идентификационным номером предприятия (Business Identification Number, BIN).
Подробнее о том, что нужно знать сторонним администраторам заработной платы
Что нужно знать самозанятым
Если вы самозанятый или независимый подрядчик, создание учетной записи будет немного другим. Подробнее о том, как создать учетную запись в статусе самозанятого, получить покрытие по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне» и указывать доход в системе Frances Online:- Соберите необходимую информацию. Следующие формы и документы нужно будет подготовить предварительно:
- Контрольный список работодателя
- Справочник работодателя
Если вы самозанятый или независимый подрядчик, узнайте, какие формы вам понадобятся для получения покрытия по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
Подготовьтесь к подаче ежеквартальных отчетов о начислении заработной платы
- Каждый квартал работодатели должны будут:
- Указывать общую численность работников и общую сумму заработной платы, выплаченной за квартал, в системе Frances Online
- Передавать общую сумму взносов (и долю работодателя, и долю работников) каждый квартал через Департамент налогообложения штата Орегон (Oregon Department of Revenue, DOR)
Вам потребуется указать следующее:
- Идентификационный номер предприятия (Business Identification Number, BIN)
- Федеральный идентификационный номер работодателя (Federal Employer Identification Number, FEIN)
- Идентификационный номер некоммерческой организации (Nonprofit Employer Identification Number, EIN)
- Сведения о заработной плате из отчетов, поданных вами за последние два года (перечень сведений вы найдете в разделе «Часто задаваемые вопросы»).
- Если у вас нет данных из отчетов о заработной плате, вы можете затребовать соответствующую справку в системе Frances Online при создании учетной записи.
Для начала войдите в свою учетную запись в системе Frances Online.
- Войдите в свою учетную запись в системе Frances Online.
- На панели Wages and Contributions (Заработная плата и взносы) выберите View (Просмотр) или File Payroll Reports (Подать отчет о заработной плате).
- Выберите вкладку Periods (Периоды) и период, в который хотите внести изменения.
Подготовьтесь к выполнению платежа
Платежи необходимо производить ежеквартально через Департамент налогообложения штата Орегон (Oregon Department of Revenue, DOR). После подачи квартального отчета в системе Frances Online вы увидите свой текущий баланс с учетом самоотчетов о предоплате. Вы можете начать уплату взносов по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне» следующим образом:
- Выберите Make a Payment (Уплатить)
- Следуйте указаниям по выполнению платежа
Как произвести просроченный платеж
В системе Frances Online можно производить только просроченные платежи. Это можно сделать следующим образом:
- Войдите в свою учетную запись в системе Frances Online.
- На панели Wages and Contributions (Заработная плата и взносы) выберите Pay Outstanding Balance (Уплатить текущую задолженность)
- Произведите электронный платеж и нажмите Next (Далее)
- Введите информацию о платеже и выберите Submit (Отправить)
Подготовьтесь к удержанию взносов работников
Для удержания взносов работников из их заработной платы вам потребуется следующее:
- Справочник работодателя
- Контрольный список работодателя
- Воспользуйтесь калькулятором взносов, чтобы рассчитать сумму удержания из зарплат ваших работников.
Эквивалентный план — это план, который:
- Предусматривает такие же льготы или больше льгот, чем программа «Оплачиваемый отпуск в Орегоне»
- Охватывает всех работников
- Утвержден Департаментом занятости штата Орегон (Oregon Employment Department, OED)
Если ваш эквивалентный план утвержден, вам не потребуется участвовать в программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне».
Подробнее об эквивалентных планах.
