Что нужно сделать работодателям
Работодатели играют важную роль в программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне», и команда «Оплачиваемого отпуска» всегда готова помочь.
Создайте учетную запись в системе Frances Online
Frances Online — это система отчетности по заработной плате штата Орегон. Он заменил собой систему Oregon Payroll Reporting System (OPRS) и портал Employer Account Access (EAA). Работодатели используют систему Frances Online для подачи своих отчетов о начислении заработной платы. Здесь же указываются взносы по программе «Оплачиваемый отпуск в Орегоне». Вы можете легко создать учетную запись уже сегодня!
При создании учетной записи вам понадобится подготовить следующее:
- Идентификационный номер предприятия (Business Identification Number, BIN)
- Федеральный идентификационный номер работодателя (Federal Employer Identification Number, FEIN)
- Идентификационный номер некоммерческой организации (Nonprofit Employer Identification Number, EIN)
- Сведения о заработной плате из отчетов, поданных вами за последние два года (перечень сведений вы найдете в разделе «Часто задаваемые вопросы»)
- Если у вас нет данных из отчетов о заработной плате, вы можете затребовать соответствующую справку в Департаменте занятости штата Орегон
Остались вопросы? Найдите ответы или узнайте подробнее о системе Frances Online.
Мелкие работодатели со штатом до 25 работников не обязаны уплачивать взнос работодателя, однако могут делать это добровольно. Тем не менее, вы обязаны удерживать взносы из заработной платы работников и передавать их от их имени, а также сохранять за работниками место работы и должность. Это гарантирует сохранение должности работника, если она все еще существует на момент его выхода из отпуска. Ваши работники покрываются программой и могут подавать заявления на получение льгот по программе «Оплачиваемого отпуска».
Узнайте подробнее, что нужно знать мелким работодателям об «Оплачиваемом отпуске».
Узнайте больше о ваших обязанностях в рамках программы «Оплачиваемый отпуск в Орегоне»
- Подавать отчет по взносам работодателя и уплачивать их. Вы обязаны уплачивать взносы, если в вашем ежеквартальном отчете по зарплате указано 25 или более работников.
- Крупные работодатели, у которых насчитывается 25 или более работников, обязаны уплачивать 40% от общей ставки взносов (установленной в 1% для 2023 года), рассчитанной от суммы зарплаты не более $132900 на одного сотрудника в год.
- Воспользуйтесь калькулятором взносов для расчета примерной суммы ваших взносов.
- Удерживать взносы ваших работников. Вы обязаны удерживать взносы из зарплат ваших работников. Работники уплачивают 60% от общей ставки взносов (которая составляет 1% для 2023 года) из своей зарплаты.
- Уплачивать взносы ваших работников. Вы обязаны уплачивать взносы работников, представленные в вашем Объединенном отчете по заработной плате штата Орегон, независимо от того, являетесь ли вы мелким работодателем (меньше 25 работников) или крупным работодателем (25 или более работников). Если вы пользуетесь услугами стороннего администратора заработной платы, или компании по расчету заработной платы, то они могут помочь вам в удержании взносов ваших работников. Убедитесь, что они знают, как нужно подавать отчетность.
- Вы можете рассчитаь примерную сумму ваших платежей исходя из количества ваших работников и суммы выплачиваемой им зарплаты. Например, если сумма зарплаты составляет $1 млн., вы уплатите $4000 (что представляет собой 40% от ставки взносов в 1%) в год, и ваши работники уплатят $6000 (60% от ставки взносов в 1%) в год.
- Подавать ваш отчет по зарплате в системе Frances Online каждый квартал.
- Предоставьте отчет об общем количестве ваших работников и общей сумме зарплаты, выплаченной за квартал.
- Как внести изменения в отчет:
- В разделе Wages and Contributions системы Frances Online, выберите опцию View or File Payroll Reports.
- Выберите вкладку Periods и введите период, за который вы хотите внести изменения.
- Уплачивать общую сумму взносов (и долю работодателя, и долю работников) каждый квартал путем оплаты через систему Frances Online.
-
- Как сделать просроченный платеж – Просроченные платежи могут быть оплачены только через Frances Online. Это можно сделать так:
- В разделе Wages and Contributions выберите опцию Pay Outstanding Balance
- Выберите вариант электронного платежа и нажмите Next
- Введите вашу платежную информацию и нажмите Submit
- Как сделать просроченный платеж – Просроченные платежи могут быть оплачены только через Frances Online. Это можно сделать так:
-
У нас есть видеоинструкция о том, как подавать отчетность в системе Frances Online.
- Предоставлять отпуск работникам, имеющим на него право. Вы обязаны предоставлять оплачиваемый отпуск вашим работникам, если их отпуск был одобрен программой оплачиваемого отпуска.
- Сохранять рабочее место и должностные обязанности вашего работника. За вашим работником сохраняется право на ту же самую должность, в которой он находился, когда уходил в отпуск, если он проработал у вас более 90 дней подряд. Если должность работника больше не существует после его возвращения из оплачиваемого отпуска, и у вас насчитывается более 25 работников, то вы обязаны предоставить ему такую же должность, когда он вернется из отпуска. Если у вас менее 25 работников, вы можете предоставить ему другую должность с похожими должностными обязанностями и такими же льготами и зарплатой, после его возвращения. Разместите плакат с Типовым уведомлением на видном месте. Работодатели обязаны размещать плакат с Типовым уведомлением в каждом месте выполнения работы и предоставлять его копию всем удаленным работникам. Загрузить плакат для печати. Если вы используете эквивалентный план, вам также необходимо разместить плакат с Типовым уведомлением. Для более подробной информации читайте Руководство по эквивалентному плану.
Есть дополнительные вопросы? Читайте Руководство для работодателей.
Сторонний администратор заработной платы — это человек или компания, которые помогают работодателю рассчитывать и выплачивать заработную плату. Для осуществления платежей и подачи отчетов стороннему администратору заработной платы нужно сделать и знать следующее:
- В первую очередь создайте учетную запись в системе Frances Online.
- Вам потребуется информация из учетной записи вашего клиента или прошлые отчеты о заработной плате, чтобы продемонстрировать, что вы имеете право на доступ к учетной записи вашего клиента.
- Вам не потребуется доверенность, чтобы подавать отчет от имени работодателя.
- Для поиска учетной записи клиента в системе Frances Online вы можете воспользоваться его идентификационным номером предприятия (Business Identification Number, BIN).
Сторонние администраторы заработной платы – подайте отчеты в системе Frances Online.
